Top des appels d'offres absurdes, vol. 2
- Métiers : Par Florent Guth.
Suite au succès de notre article sur les appels d'offres absurdes, voici le volume 2 ! L'objectif n'est toujours pas de dénoncer une institution en particulier, mais bien de rire un peu en mettant à jour des points litigieux ou obsolètes. Pour, au final, expliquer que la rigueur administrative ne permet pas d'appréhender finement la réalité de nos métiers et, pourquoi pas, de favoriser ainsi la compréhension réciproque entre le client et l'agence.
L'absurdité (d'après Tsukasa Hōjō).
Hors classement
- Drôle d'impression :
Un appel d'offres concernant un webmagazine exige que la proposition de maquette soit envoyée par courriel et par courrier ! Il est vrai qu'un magazine conçu pour être lu sur des écrans mérite d'être validé sur papier…
- Co-errance :
Un appel d'offres pour la création d'outils de communication demande que le dossier de réponse contienne des prémaquettes "afin de visualiser la cohérence des outils entre eux". Pour les agences ou freelances qui aiment travailler gratuitement c'est une aubaine, le marché prévoit une trentaine d'outils.
- Retour vers le futur :
Une consultation plutôt banale mais qui, au détour d'une phrase, laisse à penser que le client n'est pas au fait des techniques actuelles : "fourniture d’un seul fichier PDF compatible avec PC". Pour rappel, le PDF a révolutionné la PAO car c'est un format qui préserve la maquette d'un document quels que soient le système et le logiciel utilisés.
- Antique et en toc :
Ce marché pour un journal municipal précise que le candidat retenu devra fournir une "sortie CLC". Il s'agit d'une sortie papier CopyLaserCouleur, soit un procédé qui date… plus qu'un peu ! Notre conseil : utiliser des termes génériques (ici : épreuve papier en couleur) ou faire évoluer les modèles d'appels d'offres. La demande technique désuète fait toujours un peu peur au candidat qui se demande si le client connaît bien nos métiers.
N°3 - Le retour du catalogue des prix
Le bordereau des prix unitaires (BPU) est le document qui liste l'ensemble des prestations du cahier des charges. Le candidat doit y renseigner l'ensemble des prix demandés. Mais en amont d'un projet, la standardisation des prix de prestations intellectuelles n'est pas une tâche facile. Et bien souvent, plus le BPU est vaste, moins il est pertinent. Par exemple, pour ce marché concernant les outils de communication d'une institution publique, était-il nécessaire de demander les prix de création d'une affiche en 40 x 60 cm et en 50 x 70 cm ? En création graphique, cette différence de taille n'a quasiment pas d'importance dans le calcul du prix. Surtout sans brief…
L'an dernier, le BPU le plus vaste exigeait déjà 60 prix. Cette année, pour ce marché, on a atteint 92 prix ! Et un mois après, le même commanditaire a récidivé avec un BPU kafkaïen de 148 prix !
N°2 - Les moyens humains à la loupe
Le règlement d'une consultation demande de décrire les moyens humains et techniques qui seront mis en œuvre, et c'est logique. Mais dans cet appel d'offres, la surenchère est de mise. Les moyens humains doivent être détaillés avec une précision jamais vue auparavant :
"Mode opératoire : Le candidat présentera ses engagements […] horaires de disponibilité, délais de mise à disposition de l'interlocuteur, modes de communication privilégiés (possibilités de réunions fréquentes ou non, dans de brefs délais ou non), méthode de travail, éventuellement délais d’exécution." Et ça continue avec les curriculums des membres de l’équipe dédiée : "Le candidat devra présenter les expériences, spécialités, diplômes et qualifications de chaque intervenant […] ; des retours d’expérience en rapport avec le [marché]. Le candidat devra aussi démontrer, au travers des membres de son équipe dédiée, la connaissance qu'il a du tissu économique." On cherche encore l'utilité d'un tel niveau de détail…
N°1 - Fausse coquille mais vraie erreur
De prime abord, le n°1 n'est pas si impressionnant. Une erreur s'est glissée dans le règlement de la consultation (RC). Suite à la question d'un candidat, la réponse est publiée : "Il s'agit d'une coquille : il fallait lire "livraison" et pas "exécution" ; "livraison des brochures" au lieu de "commencement prévisionnel des prestations". Une coquille étant une lettre qui en remplace une autre par erreur, il s'agit là plutôt d'un copié-collé malheureux. Laisser croire qu'il pourrait s'agir d'une simple erreur de saisie provoque un doute sur le professionnalisme du commanditaire.
Mais la faute est ailleurs : la date erronée dans le RC n'est toujours pas corrigée malgré la remarque du candidat ! Comment répondre à un appel d'offres si les documents administratifs, d'une lourdeur repoussante, sont mal rédigés et surtout mal corrigés ?
Conclusion
Ce dernier exemple montre les dérives du système de passation des marchés : un carcan administratif archaïque, simplement renouvelé par copiés-collés successifs, freine la créativité et la compétitivité. Une petite agence (ou un indépendant) qui doit monter un dossier de réponse ne peut perdre son temps à débusquer les erreurs. Il y a déjà assez à faire avec le RC, le CCP, l'AE et le BPU. Et quand de surcroît, il est demandé une création graphique sans indemnisation là où bien souvent des références pourraient suffire… Il ne faut pas s'étonner de voir certaines consultations renouvelées pour défaut de candidats. Ce qui fut le cas du n°1 !
Chers clients, chers prospects, profitez du relèvement des seuils d'appel d'offres pour abandonner ou faire évoluer vos MAPA, trop contraignants pour vous et pour nous. Demandez plutôt des devis simples mais détaillés, pour bien les comprendre et bien les comparer. Puis demandez des précisions à vos prestataires, qu'ils vous expliquent leurs métiers, leurs savoir-faire. Oubliez les créations mal briefées et préférez les références publiées ou consultez les autres clients. Faites confiance et laissez-vous conseiller par les professionnels !
Si les appels d'offres sont parfois compliqués, certaines poignées de mains ne le sont pas moins !